1. Admission et réservations — Priorité principale

Le coordinateur administratif est le premier point de contact pour les nouveaux clients et les clients existants et assure un processus d'accueil et de réservation fluide, rapide et professionnel.

Principales responsabilités :

• Répondre à toutes les nouvelles demandes dans les meilleurs délais et au plus tard dans les 24 heures.
• Gérer le suivi quotidien des clients, les mises à jour des listes d'attente et les demandes d'admission en attente.
• Évaluer les besoins des clients potentiels à un niveau élémentaire et identifier les services appropriés ou les besoins d'orientation vers d'autres services, le cas échéant.
• Attribuer les clients aux cliniciens en fonction de l'adéquation clinique, de la langue, de la disponibilité, des besoins en matière d'assurance/de reçus, de la modalité, des problèmes présentés et de l'adéquation stratégique de la charge de travail.
• Réservez rapidement les créneaux horaires pour les clients et efforcez-vous de maximiser le remplissage des plages horaires de rendez-vous tout en réduisant la disponibilité inutilisée des cliniciens.
• Surveiller la disponibilité des cliniciens, les créneaux horaires réservés, les objectifs de charge de travail et le rythme des réservations.
• Suivi hebdomadaire des prospects, des réservations, de la disponibilité des cliniciens, des lacunes dans la charge de travail, des données démographiques des prospects et des tendances des sources de recommandation.
• Identifiez les retards de réservation, les problèmes de conversion ou les obstacles à la mise en relation, et présentez-les à la direction en proposant des solutions.
• Soutenez l'équipe de sensibilisation en tenant à jour les sources d'orientation, les répertoires et les contacts de référence.
• Contribuez à améliorer la qualité des sources de recommandation en suivant quelles sources mènent à des clients appropriés, disponibles pour une réservation et fidélisés.

2. Opérations de la clinique

Le coordonnateur administratif soutient le fonctionnement quotidien de la clinique et veille à ce que les cliniciens et les clients respectent les procédures établies.

Principales responsabilités :

• Contribuer au bon fonctionnement quotidien de la clinique et veiller au respect des protocoles.
• Gérer les questions de facturation, les suivis de paiement, les cartes de crédit expirées, les soldes impayés et les questions relatives à l'assurance/aux reçus.
• Surveiller les dossiers clients, les profils, les formulaires de consentement, les informations de paiement et les exigences administratives.
• S’assurer que les cliniciens respectent les protocoles de la clinique en matière de facturation, de planification des rendez-vous, de documentation, de dossiers clients et de procédures administratives.
• Planifiez et organisez des entretiens individuels mensuels avec les cliniciens pour examiner la charge de travail, l'horaire, la facturation, la disponibilité, le traitement des dossiers et les problèmes opérationnels.
• Soutien administratif et mise en place pour les nouveaux cliniciens.
• Maintenir et mettre à jour les formulaires d'admission, les modèles de dossiers, les feuilles de suivi, les procédures opérationnelles standard et les ressources administratives partagées.
• Identifiez les informations obsolètes, les processus peu clairs, la documentation manquante, les lacunes dans les flux de travail ou les goulots d'étranglement, et proposez des améliorations.
• Gérer l'utilisation des bureaux, les besoins liés aux salles, les fournitures et les petites tâches techniques/d'installation lorsque cela est nécessaire.

3. Administration et coordination d'équipe

Le coordinateur administratif contribue à maintenir l'équipe organisée, informée et alignée en gérant les systèmes partagés, la communication interne, la planification et la logistique liée à l'équipe.

Principales responsabilités :

• Planifier et suivre les réunions de supervision par les pairs, les présences et les attentes en matière de participation, le cas échéant.
• Partagez avec l'équipe les formations cliniques pertinentes, les événements professionnels, les ressources ou les opportunités.
• Consignez les anniversaires, les étapes importantes et les dates spéciales de l'équipe et coordonnez les messages Slack le cas échéant.
• Favoriser une communication interne claire entre la direction, les cliniciens et l'équipe administrative.
• Contribuer à maintenir l'organisation des documents partagés, des outils de suivi, des dossiers et des outils cliniques.

Qualifications et profil recherchés

Le candidat idéal est organisé, fiable, axé sur le client et à l'aise dans un environnement de clinique de santé mentale.

• Parfaitement bilingue en anglais et en français.
• Excellentes aptitudes en communication et en service à la clientèle.
• Solides compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
• Capacité à gérer avec professionnalisme et discrétion les informations sensibles des clients.
• Connaissances de base en matière de dépistage des troubles mentaux, de besoins des clients et d'adéquation des services.
• Capacité à répondre aux questions de base concernant les assurances, les reçus, la facturation et la planification.
• Expérience en gestion de cas, intégration de clients, planification ou administration des soins de santé.
• Maîtrise des logiciels bureautiques, des documents partagés, des outils de planification et des systèmes de suivi.
• Une expérience préalable dans le domaine de la santé mentale, des soins de santé ou dans un secteur connexe constitue un atout majeur.
• Adaptable, soucieuse du détail et à l'aise dans un environnement clinique en pleine croissance où les systèmes et les processus évoluent constamment.

Conditions d'emploi

• Poste à temps plein.
• Poste hybride basé à Montréal, QC.
• Rémunération de départ : $25/heure, selon l'expérience et les qualifications.
• Une certaine flexibilité peut être envisagée pour les candidats plus expérimentés.

1. Accueil et réservations — Priorité principale

Le ou la coordonnateur(trice) administratif(ve) est le premier point de contact pour les nouveaux clients et les clients actuels, et veille à un processus d'accueil et de réservation fluide, rapide et professionnel.

Responsabilités principales :

• Répondez à toutes les nouvelles demandes dès que possible et au plus tard dans les 24 heures.
• Gérer quotidiennement les suivis clients, les listes d'attente et les demandes d'admission en attente.
• Évaluer les besoins des clients potentiels à un niveau de base et identifier les services appropriés ou les besoins de référence externe lorsque nécessaire.
• Assigner les clients aux cliniciens selon l'ajustement clinique, la langue, les disponibilités, les besoins d'assurance/reçus, la modalité, les motifs de consultation et les objectifs de gestion des cas.
• Réserver rapidement les rendez-vous et maximiser les plages horaires remplies tout en priorité les disponibilités inutilisées.
• Suivre les disponibilités des cliniciens, les pauses, les objectifs de charge de cas et la cadence de réservation.
• Faire le suivi des demandes, réservations, disponibilités, écarts de charge de cas, données démographiques et tendances des sources de référence.
• Identifier les délais de réservation, les enjeux de conversion ou les obstacles de jumelage, et les porter à l'attention de la direction avec des pistes de solution.
• Soutenir l'équipe de rayonnement en maintenant les sources de référence, les répertoires et les contacts de référence actifs.
• Aider à améliorer la qualité des sources de référence en suivant celles qui mènent à des clients appropriés, réservables et retenus.

2. Opérations de la clinique

Le ou la coordonnateur(trice) administratif(ve) soutient le fonctionnement quotidien de la clinique et aide à assurer le respect des procédures établies.

Responsabilités principales :

• Soutenir le bon fonctionnement quotidien de la clinique et aider à assurer le respect des protocoles.
• Gérer les questions de facturation, les suivis de paiement, les cartes expirées, les ventes impayées et les questions liées aux assurances/reçus.
• Surveillez les dossiers clients, les profils, les formulaires de consentement, les informations de paiement et les exigences administratives à compléter.
• S'assurer que les cliniciens suivent les protocoles liés à la facturation, à l'horaire, à la documentation, aux dossiers clients et aux procédures administratives.
• Planifier et tenir les rencontres mensuelles individuelles avec les cliniciens.
• Soutenir l'intégration administrative des nouveaux cliniciens.
• Maintenir et mettre à jour les formulaires d'accueil, les modèles de charge de cas, les fichiers de suivi, les SOP et les ressources administratives partagées.
• Identifier les informations désuètes, les processus ambigus, les documents manquants, les lacunes de workflow ou les goulots d'étranglement, et proposer des améliorations.
• Gérer l'utilisation des bureaux, les besoins liés aux salles, les fournitures et les petites tâches techniques lorsque requis.

3. Coordination administrative et équipe

Le ou la coordonnateur(trice) administratif(ve) aide à garder l'équipe organisée, informée et alignée en gérant les systèmes partagés, la communication interne, la planification et la logistique d'équipe.

Responsabilités principales :

• Planifier et suivre les rencontres de supervision entre pairs, la présence et les attentes de participation lorsque applicable.
• Partager avec l'équipe les formations cliniques, événements professionnels, ressources ou opportunités pertinentes.
• Suivre les anniversaires, jalons et dates importantes de l'équipe, et coordonner les messages Slack lorsque pertinent.
• Soutenir une communication interne claire entre la direction, les cliniciens et l'équipe administrative.
• Aide à maintenir les documents partagés, fichiers de suivi, dossiers et outils de la clinique bien organisés.

Qualifications et profil recherché

La personne idéale est organisée, fiable, orientée vers le client et à l'aise dans un environnement de clinique en santé mentale.

• Parfaitement bilingue en français et en anglais.
• Excellentes habiletés en communication et en service à la clientèle.
• Fortes capacités d'organisation et de gestion de plusieurs tâches à la fois.
• À l'aise de gérer des informations sensibles avec professionnalisme et discrétion.
• Compréhension de base du dépistage en santé mentale, des besoins clients et du jumelage avec les services appropriés.
• Capacité de répondre aux questions de base liées aux assurances, reçus, facturation et horaires.
• Expérience en gestion de cas, accueil client, planification ou administration en santé.
• Maîtrise des outils bureautiques, documents partagés, outils de planification et systèmes de suivi.
• Expérience dans un milieu de santé mentale, de santé ou un domaine connexe, un atout important.
• Personne adaptable, minutieuse et à l'aise dans une clinique en croissance où les systèmes et processus évoluent.

Conditions du poste

• Poste à temps plein.
• Poste hybride basé à Montréal, QC.
• Rémunération à partir de 25 $/heure, selon l'expérience et les qualifications.
• Une certaine flexibilité peut être considérée pour les candidatures plus expérimentées.