Operations & Systems Lead
Bilingual operational leadership role supporting the growth, structure, and execution of MindSession Intercultural Psychology.
Version française
À propos de MindSession
MindSession est une clinique de psychologie interculturelle basée à Montréal. Notre mission est d’offrir des services psychologiques culturellement compétents tout en contribuant à l’avancement des pratiques et des connaissances en psychologie interculturelle. Dans un contexte de croissance, nous recherchons une personne capable de structurer et d’optimiser nos opérations.
Responsabilités principales
Assurer le bon fonctionnement de l’organisation et l’avancement des priorités.
Gestion des opérations
- superviser la performance opérationnelle quotidienne
- suivre les indicateurs clés et les tableaux de bord
- assurer l’avancement des priorités hebdomadaires
- coordonner les flux de travail interfonctionnels
- gérer les aspects RH et administratifs
- piloter des projets opérationnels
Systèmes et processus
- concevoir et maintenir les systèmes opérationnels
- structurer et maintenir la bibliothèque de SOP
- améliorer les processus internes
- standardiser les procédures opérationnelles
Mise en œuvre d’EOS
- maintenir les scorecards
- suivre les rocks et les to-dos
- préparer les réunions L10
- assurer l’exécution des décisions
Recrutement
- gérer le pipeline de candidats
- coordonner les entrevues
- gérer le processus d’intégration
Marketing et fournisseurs
- coordonner les spécialistes externes (SEO, publicité, design)
- suivre les livrables et échéanciers
- assurer la mise en œuvre des initiatives marketing
Opérations du podcast
- gérer le flux de production
- coordonner le calendrier de publication
- superviser la réutilisation du contenu
Profil recherché
Expériences pertinentes
- gestion des opérations en services professionnels
- gestion de programme (santé ou consultation)
- opérations en startup
- consultation en gestion
- rôle de COO ou direction des opérations
Compétences clés
- pensée organisationnelle et systémique
- gestion de projet
- capacité à structurer et optimiser
- autonomie d’exécution
- gestion de fournisseurs externes
- pensée analytique
- esprit très structuré
- fort sens des responsabilités
- calme dans la résolution de problèmes
- capacité à structurer l’ambiguïté
- aisance à travailler avec une fondatrice
Atouts
- connaissance d’EOS
- expérience en santé
- amélioration de processus
- mise à l’échelle des opérations
- environnement de services professionnels
Formation
- administration des affaires
- gestion des opérations
- génie industriel
- gestion de projet
- consultation
Comment postuler
Seules les candidatures envoyées par courriel seront considérées.
Envoyez votre CV écrit et votre vidéo CV à carrières@mindsession.com
Objet : Operations & Systems Lead Application
Incluez tout portfolio pertinent si applicable.
Instructions pour la vidéo CV
Enregistrez une vidéo de 3 minutes maximum répondant aux 5 questions suivantes. Alternez vos réponses entre le français et l’anglais.
- Pourquoi ce poste vous intéresse-t-il ?
- Que savez-vous de notre entreprise ?
- Quel est votre environnement de travail idéal ?
- Quelles sont vos forces ?
- Où vous voyez-vous dans 5 ans ?
Téléversez la vidéo sur Google Drive (lien privé ou non répertorié) et envoyez le lien avec votre CV à carrières@mindsession.com.
English Version
About MindSession
MindSession is an intercultural psychology clinic based in Montreal. Our mission is to provide culturally competent psychological services while contributing to the advancement of intercultural psychology practice and knowledge. As the clinic grows, we are seeking someone who can help structure and optimize our operations.
Core Responsibilities
Ensuring that the organization operates efficiently and that priorities move forward.
Operations management
- oversee day-to-day operational performance
- monitor key metrics and scorecards
- ensure progress on weekly priorities
- coordinate cross-functional workflows
- manage HR and administrative operations
- lead operational projects
Systems and process design
- design and maintain operational systems
- streamline and maintain the SOP library
- implement process improvements
- standardize operational procedures
EOS implementation
- maintain scorecards
- track rocks and to-dos
- prepare L10 meeting materials
- ensure meeting decisions are executed
Recruitment operations
- manage candidate pipeline
- coordinate interviews
- manage onboarding process
Marketing and vendor coordination
- coordinate external specialists (SEO, ads, design)
- track deliverables and timelines
- ensure marketing initiatives are implemented
Podcast operations
- manage production workflow
- coordinate publishing schedule
- oversee content repurposing
Candidate Profile
Relevant backgrounds
- operations management in professional services firms
- program management in healthcare or consulting
- startup operations roles
- management consulting
- COO or operations leadership in small organizations
Key competencies
- strong organizational design thinking
- project management
- systems mindset
- ability to execute independently
- comfort managing external vendors
- analytical thinking
- highly structured thinking
- strong ownership mentality
- calm problem-solving ability
- ability to bring structure to ambiguity
- comfort working directly with a founder
Preferred experience
- familiarity with EOS (asset)
- healthcare industry experience (asset)
- process improvement experience
- operations scaling experience
- professional services environment
Education
- business administration
- operations management
- industrial engineering
- project management
- consulting
How to Apply
Only email applications will be considered.
Send your written CV and video CV to carrières@mindsession.com
Subject line: Operations & Systems Lead Application
Include any portfolio items demonstrating relevant work if applicable.
Video CV Instructions
Please record a maximum three-minute video answering the following five questions. Alternate your responses between English and French.
- Why are you interested in this position?
- What do you know about our company?
- What is your ideal work environment?
- What are your strengths?
- Where do you see yourself in five years?
Upload your video to Google Drive as a private or unlisted link, and send the link together with your written CV to carrières@mindsession.com.